Správa registratúry v školách a školských zariadeniach (1.)

Povinnosť zabezpečiť správu registratúry, zásady vedenia registratúry, práva a povinnosti pôvodcu registratúry, upravuje zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o archívoch a registratúrach“).

Vykonávacími predpismi k cit. zákonu sú:

• vyhláška Ministerstva vnútra SR z 29. októbra 2002 č. 628/2002 Z.z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov,
• výnos Ministerstva vnútra SR z 12. decembra 2011 č. 525/2011 Z.z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry.

V prvej časti príspevku sa zameriame na tú časť zákona o archívoch a registratúrach, ktorá upravuje základné zásady vedenia registratúry a povinnosti pôvodcu registratúry. V ďalšej časti sa budeme snažiť školám a školským zariadeniam poskytnúť poznatky z aplikačnej praxe pri vedení registratúry, pomôcť im s tvorbou registratúrneho poriadku a upozorniť ich na nedostatky, ktoré kontrolné orgány zisťujú pri kontrole zabezpečenia správy registratúry a pri kontrole dodržiavania registratúrneho poriadku.

Základné pojmy

Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných pôvodcom registratúry.

Správa registratúry je zabezpečovanie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístupu k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania.

Registratúrny záznam je informácia evidovaná pôvodcom registratúry.

Elektronický registratúrny záznam je pôvodný, elektronicky vytvorený registratúrny záznam, ktorý pôvodca registratúry uchováva na dátovom nosiči, prenáša alebo spracúva pomocou technických prostriedkov v elektronickej, magnetickej, optickej alebo v inej forme. Obsahuje aj štruktúrované údaje o obsahu, štruktúre a väzbách elektronického registratúrneho záznamu a jeho správe. Tieto údaje sú k nemu pripojené počas lehoty jeho uloženia.

Vyraďovanie registratúrneho záznamu je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyčleňuje registratúrny záznam, ktorému uplynula lehota uloženia. Registratúrny záznam s trvalou dokumentárnou hodnotou sa ukladá do archívu a registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty sa zničí.

Lehota uloženia je počet rokov, počas ktorých pôvodca registratúry potrebuje registratúrny záznam na svoju činnosť.

Spis je registratúrny záznam alebo súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli v súvislosti s vybavovaním tej istej veci.

Pôvodca registratúry je právnická osoba alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej vzniká registratúra.