Správa registratúry v školách a školských zariadeniach (2.)

 (dokončenie z predchádzajúceho čísla)

Pripomeňme si, že správu registratúry, zásady jej vedenia, práva a povinnosti pôvodcu registratúry upravuje zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v z. n. p. (ďalej len „zákon o archívoch a registratúrach“).

Školy a školské zariadenia sú pôvodcami registratúry, ktoré vykonávajú správu registratúry. Podľa cit. zákona registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných pôvodcom registratúry. Pod správou registratúry sa chápe zabezpečovanie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístupu k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania.

Vedenie registratúry v školách a školských zariadeniach – aplikačná prax

Podateľňa

Pre príjem písomných zásielok musí byť v škole a školskom zariadení zriadená podateľňa. Príjem zásielok a ich rozdeľovanie vykonáva poverený zamestnanec podateľne, obvykle ide o zamestnanca, ktorý má na starosti správu registratúry (v praxi škôl a školských zariadení veľmi často ide o zamestnanca, ktorý má na starosti sekretariát riaditeľa školy a školského zariadenia). Tento zamestnanec by mal prijímať všetky zásielky určené škole a školskému zariadeniu, teda i tie, ktoré boli doručené, alebo ich prevzal iný zamestnanec školy a školského zariadenia osobne. Príjem zásielok potvrdzuje zamestnanec podateľne odtlačkom prezentačnej pečiatky na zázname alebo na osobitnom lístku s dátumom prevzatia (tento lístok musí byť vždy pripojený k záznamu). Zamestnanec podateľne doporučené zásielky zapíše do evidencie, kde vyznačí všetky náležitosti, ktoré mu ukladá registratúrny poriadok. Po označení a zapísaní odovzdá záznamy ihneď adresátovi.

Zamestnanec podateľne triedi zásielky na tie, ktoré:

• sa otvoria, zaevidujú v denníku a označia odtlačkom prezentačnej pečiatky; prezentačná pečiatka sa odtláča spravidla v hornej časti ľavej strany záznamu tak, aby všetky údaje zostali čitateľné; v odtlačku prezentačnej pečiatky sa vyznačí dátum doručenia a počet príloh (prípadné nedostatky, napríklad chýbajúce prílohy a pod. sa vyznačia vedľa odtlačku prezentačnej pečiatky);
• sa odovzdajú adresátom neotvorené – ide o zásielky označené ako prísne tajné, zásielky označené heslom verejného obstarávania, zásielky súkromné (ide o zásielky, na ktorých je meno a priezvisko adresáta uvedené pred názvom školy a školského zariadenia) a pod. Tieto zásielky sa označujú na obálke odtlačkom prezentačnej pečiatky s dátumom doručenia. Príjemca neotvorenej zásielky zodpovedá za jej ďalšiu manipuláciu v súlade s ustanoveniami registratúrneho poriadku.

Podací denník

V denníku sa evidujú záznamy doručené škole a školskému zariadeniu, ich vybavenia, ako aj záznamy vznikajúce z vlastného podnetu školy a školského zariadenia (ex offo). Denník sa musí viesť tak, aby priebežne poskytoval úplné a presné, časovo a vecne aktuálne údaje o evidovaných záznamoch. Pre každý kalendárny rok sa otvára nový denník, ktorý sa označí názvom školy a školského zariadenia a rokom. Číselný rad v denníku sa začína vždy prvým pracovným dňom kalendárneho roka číslom jeden a končí sa posledným pracovným dňom kalendárneho roka. Denník sa každoročne uzatvára v posledný pracovný deň kalendárneho roka zápisom „Uzatvorené číslom...“, pripojí sa dátum, odtlačok pečiatky a podpis riaditeľa. V denníku sa vypĺňajú všetky údaje podľa predtlače. Chybné zápisy sa prečiarknu takým spôsobom, aby zostali čitateľné. Záznamy sa vedú v poradí, v akom vznikli, alebo v akom boli doručené. Ak zamestnanec po otvorení súkromnej zásielky zistí, že záznam má úradný charakter, vráti ho na zaevidovanie v denníku. Záznamy sa nesmú odovzdať zamestnancovi školy a školského zariadenia bez zaevidovania v denníku.

Odovzdávanie, obeh a vybavovanie spisov

Zamestnanec podateľne zaevidované záznamy postúpi riaditeľovi alebo jeho zástupcovi, ktorý vyznačí meno osoby, ktorej sa záznam pridelí na vybavenie. Riaditeľ záznamy vráti zamestnancovi podateľne, ktorý si v denníku poznačí, komu majú byť ďalej postúpené. Doručením alebo vyhotovením prvého záznamu sa otvára spis, za vybavenie ktorého je zodpovedný určený zamestnanec. Zamestnanec, ktorý vybavuje pridelený s