Interné smernice v materskej škole

Predmetom nášho príspevku je prehľad povinných a odporúčaných interných smerníc v podmienkach materských škôl školy (bez ohľadu na zriaďovateľskú pôsobnosť, respektíve právnu subjektivitu). Práve interné smernice bývajú často predmetom vnútorných a vonkajších kontrol. Najmä Najvyšší kontrolný úrad Slovenskej republiky preveruje v rámci svojej pôsobnosti aj subjekty územnej samosprávy (obce, mestá, vyššie územné celky a nimi zriadené príspevkové a rozpočtové organizácie). 

Predmetom kontrol často býva dodržiavanie zásady:

• správnosti interných riadiacich aktov (smerníc a poriadkov, či príkazov štatutára a podobne),
• zákonnosti a aktuálnosti interných riadiacich aktov (t. j. či štatutár môže daný interný riadiaci akt sám zostaviť, resp. vydať formou interného aktu a uvedené konanie nie je prekročenie právomoci verejného činiteľa alebo štatutára v zmysle osobitných predpisov) a v neposlednom rade aj
• úplnosti a formálnej správnosti týchto interných riadiacich aktov.

Zásady tvorby interných riadiacich aktov

Dodržiavanie zásady (alebo kritéria) Správnosť interných riadiacich aktov sa preveruje orgánom kontroly (oprávnenou osobou) a to z pohľadu dispozitívnej možnosti, či subjekt verejnej správy mohol vydať interný riadiaci akt a je správny z obsahovej i terminologickej stránky.

Správnosť interných riadiacich aktov sa posudzuje individuálne a to každý subjekt verejnej správy osobitne (či je daný interný riadiaci akt „šitý na mieru“ subjektu verejnej správy). Práve kontrolné orgány často uvádzajú do výstupu z kontrol (či už v protokolov alebo návrhov správ a následne správ z kontrol), že subjekt verejnej správy nepostupoval správne pri zostavení, respektíve vydaní interného riadiaceho aktu.  Zostaveniu interného riadiaceho aktu sa budeme venovať pri definovaní druhej zásady – zákonnosti interného riadiaceho aktu. Správny interný riadiaci akt je teda ten, ktorý:

• je spracovaný na podmienky subjektu verejnej správy,
• je praktický,
• nie je opísaným zákonom alebo spracovaním tzv. kópie zákona a
• je zrozumiteľný danej cieľovej skupine (najmä zamestnancom, fyzickým osobám, zákonným zástupcom, občanom a podobne).

Spôsob označovania a štruktúra interných riadiacich predpisov:

1.   Vnútorné riadiace predpisy sa označujú spravidla nasledovným spôsobom: 

• slovným označením z ktorého vyplýva druh predpisu, ako aj jeho predmet,
• číselným označením z ktorého vyplýva poradové číslo predpisu, ako aj rok jeho vydania.

2.   Poradové číslo sa prideľuje vzostupne, od čísla “1” súvisle pre každý druh predpisu, so začatím nového číslovania v každom kalendárnom roku.

3.   Predpis najmä v aplikačnej praxi samosprávy pozostáva z týchto častí: preambula, základné/všeobecné ustanovenia, osobitné ustanovenia, spoločné a záverečné ustanovenia s určením platnosti a účinnosti predpisu.

So zákonnosťou zostavenia interného riadiaceho aktu súvisí nepochybne samotná príprava a v praxi často aj pripomienkovanie vnútorných riadiacich aktov a predpisov.

Rámec interných smerníc pre účtovnú agendu

• Účtovný rozvrh (povinnosť každej organizácie. Účtovný rozvrh je často pri vonkajšej/vnútornej kontrole vyžadovaný, no nemusí byť internou smernicou, postačí ho vytlačiť z technického/programového vybavenia účtovnej jednotky
• Smernica o vedení účtovníctva

Smernice, ktoré sú uvedené nižšie, môžu byť súčasťou Smernice o vedení účtovníctva,

• Odpisový plán organizácie (povinný interný riadiaci akt, povinnosť aj v školách, organizáciách a obciach),
• Smernica o obehu účtovných dokladov (spravidla povinné, resp. vyžadované kontrolou),
• Smernica o depozitnom účte rozpočtovej organizácie (vyžadované kontrolami),
• Smernica o evidencii zásob (nepovinné, môže byť súčasťou smernice o nakladaní s majetkom),
• Smernica o vnútropodnikovom účtovníctve (nie je povinnou smernicou, no odporúčam ju, ak vediete podnikateľskú činnosť osobitne od hlavnej činnosti, spravidla obce a príspevkové organizácie),
• Smernica o tvorbe a účtovaní opravných položiek, výnosov a nákladov, či kurzových rozdielov (nepovinné),
• Smernica o evidencii peňažných prostriedkov v pokladnici (nepovinné),
• Príkaz o zriadení inventarizačných komisií, prehlásení hmotne zodpovedných osôb a uskutočnení inventarizácie majetku, záväzkov a ich rozdielov k 31.12.20xx (spravidla povinné),
• Smernica o cestovných náhradách (povinná smernica),
• Metodika k účtovaniu osobných ochranných pracovných pomôcok a dezinfekcie v čase COVID-19 (nepovinné, môže byť aj súčasťou smernice o vedení účtovníctva).

Rámec interných smerníc pre oblasť majetku a kontroly

• Smernica o stravovacích poukážkach a finančnom príspevku na stravovanie/resp. stravovacej karte (spravidla povinné)
• Smernica o verejnom obstarávaní pre mestá/obce a školy, resp. zariadenia (povinné)
• Zásady hospodárenia s majetkom (pozn. autora: platí povinne aj pre materské školy v zriaďovateľskej pôsobnosti obce, či mesta,  schvaľuje sa uznesení obecného zastupiteľstva, povinnosť podľa zákona č. 138/1991 Zb. alebo zákona č. 446/2001 Z. z. a podobne),
• Smernica o evidencii a spôsobe použitia finančných vecných darov (nepovinná smernica, kontrolami môže byť vyžadovaná, jej spracovanie je v nadväznosti na zákon č. 523/2004 Z. z),
• Smernica o výkone základnej finančnej kontroly podľa ustanovení § 6 ods. 4 v nadväznosti na ust. § 7 zákona č. 357/2015 Z. z. (povinná smernica)
• Pravidlá kontrolnej činnosti (nepovinný interný akt, schvaľuje sa uznesením obecného/samosprávneho zastupiteľstva obsahuje najmä podrobnosti kontrol pre hlavných kontrolórov a útvarov hlavných kontrolórov obcí a vyšších územných celkov)
• Zásady poisťovania majetku (odporúčané, najmä organizácie v zriaďovateľskejpôsobnosti a zakladateľskej pôsobnosti)
• Smernica (príkaz riaditeľa školy/riaditeľa materskej školy) na predchádzanie a riešenie mimoriadnej udalosti v súvislosti s nebezpečenstvom šírenia ochorenia COVID- 19 spôsobenej koronavírusom (SARS-CoV-2) (spravidla povinné)

Časté kontrolné zistenia z vlastnej praxe:

1. neaktualizovanie interných smerníc,
2. nepostupovanie pri spracovaní smernice podľa ustanovení osobitného predpisu, ktorý oblasť interného aktu upravuje/ustanovuje/približuje,
3. spracovaná smernica formou opísania zákona,
4. úprava smernice sa bije s inou prijatou smernicou alebo poriadkom, či zásadami v rámci našej organizácie,
5. interné akty nie sú centrálne vedené a nie sú sledované ich aktuálnosti a
6. nový spracovaný interný akt nezrušil pôvodný  a stále účinný interný akt – vtedy platia obe naraz v jednom právnom čase.

Medzi ostatné kontrolné zistenia patrí vo všeobecnosti najmä:

• absencia zmocnenia k vydaniu interného riadiaceho aktu,
• nemožnosť zostavenia interného riadiaceho aktu,
• nezákonnosť interného riadiaceho aktu (nesúlad obsahovej stránky s dikciou osobitného predpisu) a tiež
• nesprávnosť uvedenia osobitného predpisu, na základe ktorého je zostavený interný riadiaci akt.

Čo určite teda má materská škola mať  spracované interne, ak ste materská škola s právnou subjektivitou?

• Smernica o vedení účtovníctva, ak nepostupujete podľa smernice zriaďovateľa
• Účtovný rozvrh (ak sami účtujete)
• Odpisový plán (ak sami účtujete)
• Registratúrny poriadok a registratúrny plán (pozn. autora: obe sú povinné)
• Smernica o sťažnostiach
• Smernica o cestovných náhradách
• Smernica o oznamovaní protispoločenskej činnosti (pozn. autora: ak nemá obec svoju smernicu, odporúčam mať vlastnú spracovanú, inak je povinná pre obce a zodpovednou osobou je hlavný kontrolór obce, ktorému sa takéto oznámenie uvádza)
• BOZP a ochrana práce
• Zásady hospodárenia s majetkom obce (pozn. autora: materská škola nespracúva, no povinne postupuje podľa ustanovení týchto Zásad)
• Smernica o finančnej kontrole (k základnej finančnej kontrole, odporúčaná)
• Inventarizácia formou smernice, príkazu riaditeľky/riaditeľa školy alebo zásad (pozn. autora: ak nie je súčasťou smernice o vedení účtovníctva)
• Smernica o verejnom obstarávaní (pozn. autora: spravidla platí pre materskú školu smernica zriaďovateľa, toho času  bude novelizovaný zákon od marca 2022)

Upozornenia na záver:

1. Ak si vyžiada fyzická osoba alebo zákonný zástupca, či právnická osoba internú smernicu cez infožiadosť v zmysle zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, je potrebné ju povinne zverejniť.
2. Smernica sa nemusia zverejniť na internetovej stránke školy.
3. Smernice sa neoverujú základnou finančnou kontrolou.
4. Materská škola sa riadi aj smernicami zriaďovateľa, ak tak určia tieto smernice.
5. Riaditeľka/riaditeľ materskej školy vždy povinne podpisuje nie je smernice, či poriadky ale aj príkazy, či opatrenia v materskej škole
6. Povinné je mať v  materskej škole  s právnou subjektivitou aj registratúrny poriadok  a registratúrny plán (ak nemá materská škola spoločný poriadok so zriaďovateľom, pričom na uvedené musí odkazovať samotný registratúrny poriadok zriaďovateľa-obce) musí byť schválený príslušným orgánom archívu, najmä Slovenským národným archívom.
7. Materské školy neštátne, či školy zriadené občianskym združením alebo cirkvou a podobne povinne vypracujú iba registratúrny plán (pozn. autora: registratúrny poriadok nemusia mať spracovaný).

Otázka č. 1: Je triedna kniha interným aktom a treba k nej mať v našej škole spracovanú vnútornú smernicu?

Triedna kniha v materských školách zriadených obcou/mestom a orgánom štátnej správy v školstve – regionálnym úradom je opatrená okrúhlou pečiatkou so štátnym znakom bez ohľadu na to, či daná škola je, alebo nie je právny subjekt. V triednej knihe, v súkromných a cirkevných materských školách, sa nepoužíva úradná pečiatka so štátnym znakom, ale nápisová, prevažne obdĺžniková pečiatka.  Triedna kniha nie je interným aktom a nemá charakter smernice. K triednej knihe nie je potrebné mať spracovanú smernicu v materskej škole.

Dodatok k triednej knihe: S účinnosťou od 1. septembra 2022 sa triedna kniha vedená elektronicky na konci školského roka nevytlačí v listinnej podobe, ak je autorizovaná kvalifikovaným elektronickým podpisom vyhotoveným s použitím mandátneho certifikátu alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou, ku ktorej sa pripojí kvalifikovaná elektronická časová pečiatka. Takáto triedna kniha sa uloží do centrálneho úložiska spravovaného Ministerstvom školstva, vedy, výskumu a športu Slovenskej republiky na lehotu uvedenú v ustanoveni § 6 ods. 2 písm. a) vyhlášky č. 21/2022 Z. z.  o pedagogickej dokumentácii a ďalšej dokumentácii (aj TU).

Otázka č. 2: Čo všetko patrí do ďalšej dokumentácie materskej školy?

Vyhláškou o materskej škole  bolo novelizované, že ďalšiu dokumentáciu materskej školy tvorí aj  zápisnica z rokovania pedagogickej rady,  zápisnica z rokovania metodického združenia, ak je zriadené, plán kontroly výchovno-vzdelávacej činnosti, denný poriadok,
záznam z pedagogickej diagnostiky. Tieto dokumentácie sa neoverujú základnou finančnou kontrolou a treba dodať, že na základe infožiadosti o sprístupnenie informácie sa riadne zverejnia (pozn. autora: v zmysle zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov). Je vhodné dodať, že dokumentácia o aktivitách sa vypúšťa.

Toho času sa už nemusí formálne viesť dokumentácia s názvom rokovací poriadok pedagogickej rady. Spôsob rokovania, frekvenciu, spôsob hlasovania, prijímania odporúčaní, záverov a podobne z pedagogickej rady si môžu materské školy určiť na prvej pedagogickej rade v danom školskom roku. Záverom možno spomenúť, že netreba mať vypracovaný osobitný rokovací poriadok materskej školy (bez ohľadu na zriaďovateľskú pôsobnosť, respektíve právnu subjektivitu).

Zdroj: https://www.ropoaobce.sk/sk/obec-mesto/interne-smernice-v-materskej-skole.zs-283.html