Poskytovanie cestovných náhrad zamestnancom školstva

Vyberáme z časopisu Manažment školy v praxi

Podmienky poskytovania cestovných náhrad upravuje zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“). Zákon o cestovných náhradách vymedzuje všeobecné podmienky poskytovania cestovných náhrad, vymedzuje pojmy ‒ pracovná cesta, pravidelné pracovisko, určuje okruh osôb, ktorým vzniká nárok na cestovné náhrady, rozčleňuje cestovné náhrady na nárokové a nenárokové.

Ak si chce škola alebo školské zariadenie (ďalej len „škola“) určiť konkrétne podmienky poskytovania cestovných náhrad, musí tak urobiť prostredníctvom vlastnej právnej úpravy, a to buď v kolektívnej zmluve alebo v internom predpise, v ktorom si stanoví napr.:

• lehoty vyúčtovania pracovných ciest,
• podmienky používania osobných vozidiel na pracovné cesty,
• povinnosti zamestnancov pri vyúčtovaní cestovných náhrad,
• postup zamestnancov v prípade straty účtovných dokladov a pod.

Súčasťou vlastnej právnej úpravy, t. j. interného predpisu, by mali byť aj vzory tlačív, napr. cestovný príkaz, vyúčtovanie pracovnej cesty a pod. Treba upozorniť, že zákon o cestovných náhradách neobsahuje osobitné ustanovenie, ktoré by zakladalo povinnosť vypracovať interný predpis k uplatňovaniu predmetného zákona v podmienkach školy. Odporúča sa, aby škola oblasť poskytovania cestovných náhrad mala upravenú v internom predpise. Mala by ho mať vypracovaný na svoje podmienky a na charakter svojej činnosti a pracovných ciest, pri dodržaní základných podmienok a zásad, ktoré sú dané zákonom o cestovných náhradách.

Otázka č. 1:

Je povinnosťou školy mať pre oblasť poskytovania cestovných náhrad vypracovaný interný predpis? Ak áno, na základe čoho a ktoré ustanovenia zákona o cestovných náhradách v ňom treba rozpracovať?

Škola by mala mať upravenú oblasť poskytovania cestovných náhrad v internom predpise. Zákon o cestovných náhradách neobsahuje osobitné ustanovenie, ktoré by zakladalo povinnosť vypracovať internú smernicu alebo predpis k uplatňovaniu predmetného zákona v podmienkach školy, ale v samotnom zákone sa niektoré ustanovenia priamo pri ich aplikácii odvolávajú na interný predpis (napr. § 9, § 36), niektoré umožňujú ich odlišnú aplikáciu (§ 3 ods. 2, § 36) a iné umožňujú poskytovať fakultatívne náhrady (§ 5 ods. 3, § 6 ods. 2 a 4), pričom konkrétna aplikácia je vždy v právomoci školy. V praxi sa odporúča podmienky aplikácie jednotlivých ustanovení zákona o cestovných náhradách upraviť v internom predpise.

V internom predpise školy sa odporúča:

• vymedziť okruh zamestnancov podľa vykonávaných činností vo väzbe na častú zmenu pracoviska(§ 2 ods. 3);
• rámcovo vymedziť pravidlá vysielania jedným rozhodnutím viacerých zamestnancov na pracovnú cestu alebo vysielania zamestnanca jedným rozhodnutím na viacero pracovných ciest (§ 3 ods. 2);
• rámcovo vymedziť okruh potrebných vedľajších výdavkov,
• stanoviť podmienky pre uzavretie dohody o používaní cestného motorového vozidla na pracovnej ceste (§ 7);
• rozpracovať podmienky poskytovania vreckového (§ 14), napr. výšku, okruh zamestnancov, podľa krajín, časových pásiem a pod.;
• rozpracovať spôsob paušalizovania cestovných náhrad (§ 34);
• určiť výnimky zo zásady preukázateľnosti výdavkov (§ 35);
• určiť dlhšiu lehotu potrebnú na predloženie dokladov potrebných na vyúčtovanie pracovných ciest pre zamestnanca, ako aj dlhšiu lehotu pre zamestnávateľa na vyúčtovanie pracovnej cesty (§ 36 ods. 3 a 4).

Zákon o cestovných náhradách neobsahuje ustanovenie, ktoré by umožňovalo udeliť výnimku z jeho aplikácie, resp. neobsahuje ustanovenie na zamedzenie tvrdosti pri jeho aplikácii, preto interný predpis nesmie obsahovať ustanovenia, ktoré by išli nad rámec zákona. Zákon o cestovných náhradách sa vzťahuje nielen na zamestnancov v pracovnom pomere, ale aj na fyzické osoby činné na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru. Zamestnanec pracujúci v škole na základe dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru (dohoda o vykonaní práce, dohoda o pracovnej činnosti, dohoda o brigádnickej práci študentov) má nárok na cestovné náhrady, len ak je to v dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru dohodnuté.

Cestovné náhrady

Podľa § 4 ods. 1 zákona o cestovných náhradách zamestnancovi vyslanému na pracovnú cestu patrí:

• a) náhrada preukázaných cestovných výdavkov,
• b) náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie,
• c) stravné,
• d) náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov,
• e) náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu jeho rodiny do miesta pobytu alebo medzi zamestnávateľom a zamestnancom na vopred dohodnuté miesto pobytu rodiny na území Slovenskej republiky, ak podľa určených podmienok pracovná cesta trvá viac ako sedem po sebe nasledujúcich kalendárnych dní, a to každý týždeň, ak nie je v kolektívnej zmluve, prípadne v pracovnej zmluve alebo v inej písomnej dohode so zamestnancom dohodnutá táto náhrada za dlhší čas, najdlhšie však za jeden mesiac.

Zamestnanec v súvislosti s uskutočnenou pracovnou cestou výdavky škole preukazuje. Podľa zákona o cestovných náhradách sa zamestnancovi vyplácajú preukázané výdavky. Výdavky zamestnancovi však možno uznať aj iným spôsobom ustanoveným zákonom o cestovných náhradách (podľa § 4 ods. 2 zákona o cestovných náhradách preukazovanie výdavkov sa nevzťahuje na prípady, ak zamestnávateľ uzná výdavky zamestnancovi iným spôsobom ustanoveným týmto zákonom, podľa § 35 ods. 1 zákona o cestovných náhradách vyplýva, že ak tento zákon požaduje preukázanie výdavkov a zamestnanec ich nepreukáže, môže mu zamestnávateľ poskytnúť náhrady v ním uznanej sume s prihliadnutím na určené podmienky pracovnej cesty). V takomto prípade, škola poskytne cestovné náhrady v zmysle § 4 ods. 1 zákona o cestovných náhradách, avšak nie v preukázanej výške, ale v ňou uznanej sume s prihliadnutím na určené podmienky pracovnej cesty.

Cestovné výdavky zamestnanca školy sú všetky výdavky na dopravu v súvislosti s uskutočnenou pracovnou cestou. Ide najmä o výdavky za cestovné lístky, letenky, miestnu pravidelnú verejnú dopravu, ako aj taxík. Pri uznaní cestovných výdavkov treba vždy vychádzať z toho, aký spôsob a aký druh dopravy bol určenýriaditeľom školy pri vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu.

Cestovné výdavky sú preukázané, ak sú doložené dokladom z konkrétne určeného spôsobu a druhu dopravy. Doklad musí byť z časového aj vecného hľadiska správny, t. j. musí súvisieť s časom a miestom konania pracovnej cesty. Ak zamestnanec cestovné lístky nepredloží, napr. z dôvodu ich straty a cestovné výdavky nepreukáže, škola mu ich môže podľa vyššie uvedených skutočností a aplikácie § 4 v spojitosti s § 35 zákona o cestovných náhradách uznať.

Potrebné vedľajšie výdavky zamestnanca školy sú všetky ostatné výdavky, ktoré vzniknú v súvislosti s plnením úloh na pracovnej ceste. Rozsah týchto výdavkov nie je v zákone o cestovných náhradách vymedzený. Nevyhnutnosť a účelnosť vynaloženia týchto výdavkov posudzuje riaditeľ školy v rámci svojej právomoci a zodpovednosti. Za potrebný vedľajší výdavok možno považovať napr. poplatky za telefón, internet,vstupenky, poplatok za parkovanie, za diaľnicu a pod.

Potrebné vedľajšie výdavky sú preukázané, ak sú doložené dokladom, ktorý musí byť z časového aj vecného hľadiska správny, t. j. musí súvisieť s časom a miestom konania pracovnej cesty. Ak zamestnanec poklady nepredloží, napr. z dôvodu ich straty a výdavky nepreukáže, škola mu ich môže podľa vyššie uvedených  skutočností a aplikácie § 4 v spojitosti s § 35 zákona o cestovných náhradách uznať.

Stravné pri tuzemských pracovných cestách

Podľa § 5 zákona o cestovných náhradách zamestnancovi patrí stravné za každý kalendárny deň pracovnej cesty. Suma stravného je ustanovená v závislosti od času trvania pracovnej cesty v kalendárnom dni. Čas trvania pracovnej cesty je rozdelený na časové pásma:

• a) 5 až 12 hodín,
• b) nad 12 až 18 hodín,
• c) nad 18 hodín.

Sumu stravného pre časové pásma ustanoví opatrenie, ktoré vydá Ministerstvo práce, sociálnych vecí a rodiny Slovenskej republiky (ďalej len „ministerstvo“); opatrenie sa vyhlási uverejnením jeho úplného znenia.

Ak zamestnanec, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, vykoná počas:

• a) kalendárneho dňa viac pracovných ciest, z ktorých každá trvá menej ako 5 hodín, pričom celkový súčet trvania týchto pracovných ciest je 5 hodín a viac, patrí zamestnancovi stravné za celkový čas trvania týchto pracovných ciest,
• b) dvoch kalendárnych dní pracovnú cestu, ktorá trvá v každom kalendárnom dni menej ako 5 hodín, a ktorá celkovo trvá najmenej 5 hodín, patrí zamestnancovi stravné v sume ustanovenej pre časové pásmo 5 až 12 hodín,
• c) jednej pracovnej zmeny v rámci dvoch kalendárnych dní viac pracovných ciest, z ktorých každá trvá menej ako 5 hodín, pričom celkový súčet trvania týchto pracovných ciest je 5 hodín a viac, patrí zamestnancovi stravné za celkový čas trvania týchto pracovných ciest.

So zamestnancom, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, možno v pracovnej zmluve alebo v dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru dohodnúť rozdielne podmienky od tohto zákona na poskytovanie stravného, ako aj nižšie sumy stravného, najviac však o 25 % z ustanovenej sumy stravného.

Náhrady za používanie cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách

Podľa § 7 zákona o cestovných náhradách, ak sa zamestnanec písomne dohodne so školou, že pri pracovnej ceste použije cestné motorové vozidlo, okrem cestného motorového vozidla poskytnutého zamestnávateľom, patrí mu:

• a) základná náhrada za každý 1 km jazdy,
• b) náhrada za spotrebované pohonné látky.

Ak škola súhlasí s použitím cestného motorového vozidla pri pracovnej ceste zamestnanca, musí so zamestnancom uzavrieť písomnú dohodu.

Otázka č. 2:

Ako sa vypočíta suma náhrady za použitie cestného motorového vozidla pri pracovnej ceste zamestnanca?

Ak sa zamestnanec písomne dohodne so školou, že pri pracovnej ceste použije cestné motorové vozidlo, patrí mu základná náhrada za každý 1 km jazdy (ďalej len „základná náhrada“) a náhrada za spotrebované pohonné látky. Sumu základnej náhrady pre jednostopové vozidlá a trojkolky a pre osobné cestné motorové vozidlá ustanoví opatrenie, ktoré vydá ministerstvo; opatrenie sa vyhlási uverejnením jeho úplného znenia. Náhrada za spotrebované pohonné látky patrí zamestnancovi podľa cien pohonných látok prepočítaných podľa spotreby pohonných látok uvedenej v technickom preukaze cestného motorového vozidla alebo v osvedčení o evidencii cestného motorového vozidla (ďalej len „technický preukaz“). Cenu pohonnej látky preukazuje zamestnanec dokladom o kúpe pohonnej látky, z ktorého je zrejmá súvislosť s pracovnou cestou (ďalej len „doklad o kúpe“). Ak zamestnanec preukazuje cenu pohonnej látky viacerými dokladmi o kúpe, cena pohonnej látky sa môže vypočítať aritmetickým priemerom preukázaných cien. Ak zamestnanec nepreukáže cenu pohonnej látky dokladom o kúpe, na výpočet sa použije cena pohonnej látky, ktorá platila v čase nástupu na pracovnú cestu zistená Štatistickým úradom Slovenskej republiky (ďalej len „štatistický úrad“).

Otázka č. 3:

Ako sa vypočíta spotreba pohonných látok?

Spotreba pohonných látok podľa technického preukazu sa vypočíta takto:

• a) ak je v technickom preukaze uvedená spotreba len podľa príslušnej slovenskej technickej normy, na výpočet sa použije spotreba podľa tejto normy; pri jazde cestného motorového vozidla v meste sa spotreba určená podľa slovenskej technickej normy zvýši o 40 %,
• b) ak je v technickom preukaze uvedená spotreba podľa slovenskej technickej normy aj predpisu Európskej hospodárskej komisie alebo len podľa predpisu Európskej hospodárskej komisie, na výpočet sa použije spotreba podľa predpisu Európskej hospodárskej komisie vypočítaná aritmetickým priemerom; pri jazde cestného motorového vozidla v meste sa použije spotreba určená na jazdu v meste,
• c) ak je v technickom preukaze uvedená spotreba podľa osobitného predpisu v členení na mestský cyklus, mimomestský cyklus a kombinovaný cyklus, na výpočet sa použije spotreba zodpovedajúca príslušnému cyklu premávky alebo kombinácii jednotlivých cyklov premávky, odvodených od konkrétneho režimu jazdy cestného motorového vozidla,
• d) ak je v technickom preukaze cestného motorového vozidla uvedená spotreba podľa osobitného predpisu bez členenia na cykly, na výpočet sa použije spotreba podľa tohto osobitného predpisu; pri jazde cestného motorového vozidla v meste sa spotreba zvýši o 20 %.

Ak je pohonnou látkou plyn alebo plyn v kombinácii s inou pohonnou látkou, spôsob výpočtu náhrad za spotrebované pohonné látky za jednotlivé pohonné látky dohodne zamestnávateľ so zamestnancom na základe podmienok pracovnej cesty, cien pohonných látok a spotreby. Ak je v technickom preukaze uvedená spotreba oboch pohonných látok pri dohode medzi zamestnancom a zamestnávateľom sa prihliadne aj na túto spotrebu. Ak sa spotreba v technickom preukaze nezhoduje so skutočnou spotrebou, alebo sa spotreba v technickom preukaze neuvádza, pre výpočet náhrady za spotrebované pohonné látky sa použije spotreba podľa technického preukazu cestného motorového vozidla rovnakého typu, s rovnakým objemom valcov motora a s rovnakým druhom pohonnej látky, alebo spotreba preukázaná dokladom vydaným osobou, ktorej bola udelená autorizácia podľa osobitného predpisu, alebo doplňujúce údaje výrobcu, dovozcu alebo predajcu preukazujúce spotrebu alebo inú spotrebu.

Škola môže so zamestnancom písomne dohodnúť poskytovanie náhrady za použitie cestného motorového vozidla v sume zodpovedajúcej cene cestovného lístka pravidelnej verejnej dopravy. Dohodu nemožno uzavrieť, ak zamestnanec použije cestné motorové vozidlo na žiadosť zamestnávateľa. Preukazovanie výdavkov na uplatnenie cestovných náhrad Podľa § 35 zákona o cestovných náhradách, ak zamestnanec nepreukáže výdavky spojené s uskutočnením pracovnej cesty, môže mu škola poskytnúť náhrady v ňou uznanej sume s prihliadnutím na určené podmienky pracovnej cesty.

Zákon o cestovných náhradách rozlišuje náhrady:

• a) nárokové ‒ po splnení podmienok ustanovených v zákone o cestovných náhradách je škola povinná ich zamestnancovi poskytnúť,
• b) nenárokové ‒ škola nie je povinná ich poskytnúť a ak ich poskytne, tak sa tieto považujú u zamestnanca za predmet dane a sú preňho zdaniteľným príjmom.

Na vznik nároku na stravné a vreckové je rozhodujúci čas od nástupu na pracovnú cestu do prerušenia pracovnej cesty a čas pokračovania pracovnej cesty do skončenia pracovnej cesty. Zamestnanec je povinný bez zbytočného odkladu oznámiť škole zmenu skutočností, ktoré sú rozhodné pre poskytovanie náhrad.

Nárokové cestovné náhrady

Zamestnancovi školy vyslanému na tuzemskú pracovnú cestu patria nasledujúce nárokové náhrady:

• Náhrada preukázaných cestovných výdavkov - § 4 ods. 1 písm. a) § 7 zákona o cestovných náhradách
• Náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie - § 4 ods. 1 písm. b zákona o cestovných náhradách
• Stravné -  § 4 ods. 1 písm. c) § 5 zákona o cestovných náhradách
• Náhrada potrebných vedľajších výdavkov  - § 4 ods. 1 písm. d) zákona o cestovných náhradách

Podľa § 5 ods. 5 písm. a) zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej „zákon o dani z príjmov“) nárokové cestovné náhrady nie sú predmetom dane z príjmov zo závislej činnosti, ak sa poskytujú v súvislosti s výkonom závislej činnosti do výšky, na ktorú zamestnancovi vznikne nárok podľa zákona o cestovných náhradách. Nárokové cestovné náhrady, ktoré sú oslobodené od dane a ktoré nie sú predmetom dane podľa zákona o dani z príjmov, nie sú ani súčasťou vymeriavacieho základu pre sociálne poistenie a vymeriavacieho základu pre zdravotné poistenie.

Nenárokové cestovné náhrady

Nenárokové cestovné náhrady na rozdiel od nárokových cestovných náhrad škola nie je povinná zamestnancovi poskytovať. Ich poskytovanie je založené na dohode:

• školy a zamestnanca v pracovnej zmluve alebo v inej písomnej dohode,
• školy a odborovej organizácie, t. j. ich poskytovanie je dohodnuté v kolektívnej zmluve,
• ich poskytovanie závisí od rozhodnutia zamestnávateľa, napr. na základe vnútorného predpisu.

Zamestnancovi pri vyslaní na tuzemskú pracovnú cestu môže škola poskytnúť nenárokové cestovné náhrady ‒ stravné a bezplatné stravovanie podľa § 5 ods. 3 zákona o cestovných náhradách. Nenárokové cestovné náhrady sa považujú u zamestnanca za predmet dane a sú preňho zdaniteľným príjmom. Nenárokové náhrady, ktoré nie sú oslobodené od dane a ktoré sú predmetom dane, t. j. podliehajú dani z príjmu, sú súčasne vymeriavacím základom na sociálne poistenie podľa zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení zákona č. 543/2010 Z. z. a na zdravotné poistenie podľa zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení v znení zákona č. 499/2010 Z. z.

! Upozornenie

Škola zriadená obcou/VÚC nemôže poskytovať zamestnancom iné náhrady súvisiace s pracovnou cestou ako aj vyššie náhrady, ako ustanovuje zákon o cestovných náhradách. Škola zriadená obcou/ VÚC nemôže poskytovanie týchto vyšších náhrad dohodnúť v kolektívnej zmluve, v pracovnej zmluve alebo v inej písomnej dohode alebo ich určiť vo vnútornom predpise.

Vyúčtovanie cestovných náhrad

Zamestnanec školy má povinnosť predložiť zamestnávateľovi písomné doklady potrebné na vyúčtovanie cestovných náhrad a vrátiť nevyúčtovaný preddavok do desiatich pracovných dní odo dňa skočenia pracovnej cesty alebo inej skutočnosti zakladajúcej nárok na cestovné náhrady. V kolektívnej zmluve alebo v písomnej dohode so zamestnancom môže byť dohodnutá alebo vo vnútornom predpise určená dlhšia doba, najdlhšie však do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom bola pracovná cesta alebo iná skutočnosť zakladajúca nárok na cestovné náhrady skončená. Škola má povinnosť do desiatich pracovných dní odo dňa predloženia písomných dokladov vykonať vyúčtovanie pracovnej cesty alebo inej skutočnosti zakladajúcej nárok na cestovné náhrady a uspokojiť nároky zamestnanca. V kolektívnej zmluve alebo v písomnej dohode so zamestnancom môže byť dohodnutá alebo vo vnútornom predpise určená dlhšia doba, najdlhšie však do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom boli predložené písomné doklady.

Odporúča sa, aby škola vyhotovila tlačivo cestovného príkazu s prihliadnutím na skutočnosť, že cestovný príkaz je pre školu a školské zariadenie:

• dôležitým účtovným dokladom, ktorý oprávňuje zahrnúť výdavky spojené s pracovnom cestou do výdavkov účtovnej jednotky;
• dokladom, na ktorom sa potvrdzuje vykonanie základnej finančnej kontroly pri finančnej operácii, ktorou je vyslanie zamestnanca na pracovnú cestu.

 Zdroj: Manažment školy v praxi č. 2/2019