Efektívne riadenie seba v čase

Efektívne hospodáriť s časom je umenie, ktoré sa možno naučiť. Cieľom nie je len získať čas, ale predovšetkým naučiť sa dať mu zmysel. Podľa Bischofa (2003) doň môžeme zahrnúť aj náuku o tom, ako zvládať konflikty, metódy rýchleho čítania, zásady koncentrácie a dynamiky na pracovisku. Vo výsledku teda nemusíme byť schopní splniť všetky úlohy, ktoré sme si poznačili do diára, ale mali by sme vedieť zorganizovať seba v čase. Pokiaľ sa nám hneď na začiatku projektu či našej riadiacej praxe nepodarí určiť priority a ciele, je pravdepodobné, že skôr či neskôr v návale povinností začneme strácať kontrolu nad úlohami a pocítime chaos, stres, vyhorenie.

Metódy a techniky efektívneho riadenia času

Existuje viacero techník a metód riadenia času. Eisenhowerov princíp, nazvaný podľa bývalého amerického prezidenta D. Eisenhowera, je založený na myšlienke, že dôležitosť má vždy prednosť pred naliehavosťou. Úlohy, ktoré treba splniť, možno rozdeliť do štyroch kvadrantov podľa ich dôležitosti a naliehavosti.

Tab.: Efektívne riadenie času

Úlohy v kvadrante I. môžeme spoznať podľa toho, že ich treba vykonať hneď a ich nesplnením je ohrozený chod organizácie. Úlohy z kvadrantu II. sú charakterom proaktívne, dôležité z hľadiska celkového chodu a smerovania organizácie. Nie sú ohraničené časom, ale ich dlhodobým odkladaním sa z nich môžu stať úlohy kvadrantu I. Úlohy z kvadrantu III. predstavujú najväčší potenciál z hľadiska šetrenia, resp. získania času. Sú to úlohy, ktoré možno delegovať ďalej. Síce sú súrne, ale nie sú natoľko dôležité, aby ich riaditeľ musel vykonávať osobne. V kvadrante IV. sa nachádzajú tzv. zlodeji času, elimináciou ktorých získame väčší priestor nielen pre to, čo je dôležité, ale aj pre vlastnú psychohygienu.¹

Poslednou metódou súvisiacou so schopnosťou stanoviť si priority je Paretovo pravidlo. Toto pravidlo v oblasti manažmentu hovorí o tom, že 80 % výsledkov možno dosiahnuť za 20 % námahy, čiže za 20 % času môžeme splniť až 80 % rozhodujúcich úloh (­Olexová, 2007).

Obr.: Paretovo pravidlo

Zdroj: Olexová (2007)

Pomodoro technika je pomerne etablovaná metóda manažmentu z konca osemdesiatych rokov 20. storočia. Spočíva v rozdelení práce na 25 minútové intervaly, po ktorých nasleduje 5 minútová prestávka na oddych. Zmyslom je počas daného intervalu venovať čo najvyššiu koncentr