Správa registratúry v školách a školských zariadeniach (2.)

(dokončenie z predchádzajúceho čísla)

Správu registratúry, zásady jej vedenia, práva a povinnosti pôvodcu registratúry upravuje zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v z. n. p. (ďalej len „zákon o archívoch a registratúrach“). Zákon bol novelizovaný zákonom č. 266/2015 Z. z. Od 1. 1. 2016 je účinná aj nová vyhláška Ministerstva vnútra SR z 9. decembra 2015 č. 410/2015 Z. z. o podrobnostiach výkonu správy registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe spisu.

Vyhláška reaguje na všetky zmeny vyplývajúce z novely zákona o archívoch a registratúrach. Stanovujú sa ňou zásady správy registratúry od prijímania zásielok či už elektronickým, alebo klasickým spôsobom, evidovania záznamov, tvorby spisu, jeho vybavovanie, ukladanie až po vyraďovanie.

Podateľňa v škole/školskom zariadení

Podateľňa školy/školského zariadenia zabezpečuje prijímanie, triedenie a otváranie zásielok, prideľovanie zásielok organizačným zložkám a odosielanie zásielok. Zásielka je záznam v procese prijímania a registratúrny záznam v procese odosielania adresátovi.

Podateľňa prijíma:

• elektronické zásielky,
• elektronické zásielky podpísané zaručeným elektronickým podpisom,
• neelektronické zásielky – zásielka doručená prostredníctvom faxu je neelektronickou zásielkou a nakladá sa s ňou ako s neelektronickým záznamom.

Podateľňa prijíma len neelektronickú zásielku adresovanú škole/školskému zariadeniu a neelektronickú zásielku adresovanú inej osobe podateľňa neprevezme.

Informácie o podmienkach prijímania zásielok, najmä adresa na prijímanie zásielok, úradné hodiny podateľne, elektronická adresa podateľne a prehľad prijímaných dátových formátov sa zverejňujú na webovom sídle alebo na úradnej tabuli školy/školského zariadenia.

Povinnosti podateľne pri prijímaní zásielok:

• zamestnanec podateľne potvrdí prijatie zásielky odtlačkom prezentačnej pečiatky; Zbierka zákonov SR, technické normy, tlačoviny, napr. noviny, časopisy, reklamné materiály, cenníky, katalógy, ako aj pozvánky, ktoré nemajú formu listu, sa odtlačkom prezentačnej pečiatky neoznačujú,
• zamestnanec podateľne skontroluje správnosť adresy, počet prijatých zásielok podľa evidencie na súpiske pošty a neporušenosť obalov zásielok,
• zamestnanec podateľne vráti omylom doručenú zásielku poštovému podniku, doručiteľovi, alebo ju odošle adresátovi.

Podateľňa triedi zásielky podľa podmienok stanovených v registratúrnom poriadku na zásielky, ktoré sa:

• otvoria a následne zaevidujú,
• otvoria a pridelia priamo organizačnej zložke, ktorá vedie ich evidenciu,
• odovzdávajú adresátom neotvorené.

Podateľňa neotvára:

• súkromnú zásielku, ktorá je adresovaná na meno a priezvisko zamestnanca školy/školského zariadenia uvedené nad názvom školy/školského zariadenia,
• zásielku, na ktorej je uvedené, že sa nesmie otvárať,
• zásielku, o ktorej tak rozhodla škola/školské zariadenie v registratúrnom poriadku,
• zásielku, ktorá nie je adresovaná škole/školskému zariadeniu.

V týchto prípadoch zamestnanec podateľne odtlačí na obálke prezentačnú pečiatku s dátumom prijatia. Ak bola zásielka v podateľni otvorená omylom, zamestnanec, ktorý zásielku otvoril, uvedie na obálke slová „Otvorené omylom“ a pripojí dátum, meno, priezvisko a podpis.

Otázka č. 1: Aké sú povinnosti školy/školského zariadenia pri prijímaní elektronickej zásielky?

Elektronická zásielka sa prijíma prostredníctvom:

• elektronickej schránky,
• elektronickej podateľne,
• elektronickej pošty, 
• elektronických služieb.

Ak je v škole/školskom zariadení zavedený elektronický systém správy registratúry, tak je spravidla prepojený s elektronickou podateľňou a možno ho prepojiť aj s elektronickou schránkou. Prijatý elektronický záznam sa ukladá v tvare, v ktorom bol doručený. Škola/školské zariadenie skontroluje obsah, formát, bezpečnosť a možnosť zobrazenia doručeného elektronického záznamu používateľsky zrozumiteľným spôsobom.

Ak doručený elektronický záznam obsahuje chybný dátový formát, škodlivý kód alebo počítačový program, ktorý môže spôsobiť pôvodcovi škodu na programovom vybavení alebo ním spracúvaných informáciách, pôvodca o tom informuje jeho odosielateľa, ak z neho bolo možné zistiť adresu. V takom prípade sa chybný elektronický záznam považuje za nedoručený.