Povinnosti mzdovej účtovníčky na začiatku roka 2018

Škola a školské zariadenie ako zamestnávateľ (ďalej len „škola“) musí na začiatku roka 2018 v oblasti personálnej práce a mzdového účtovníctva vykonať veľa potrebných činností, výsledkom ktorých bude úspešné zúčtovanie miezd a odvodov za rok 2017 a následné ročné zúčtovanie preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti za zdaňovacie obdobie 2017.

Legislatíva upravujúca oblasť personálnej práce a mzdového účtovníctva:

• Zákon č. 311/2001 Z. z. – Zákonník práce
• Zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde
• Zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení
• Zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení
• Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov

Povinnosti školy vyplývajúce zo Zákonníka práce

Medzi povinnosti, ktoré vyplývajú z ustanovení Zákonníka práce a sú spojené s ukončením roku 2017 v oblasti personálnej práce, patria spracovanie prehľadu o stave dovoleniek zamestnancov k 31. 12. 2017, stanovenie plánu dovoleniek na rok 2018, preverenie aktuálnosti dohôd o hmotnej zodpovednosti, uzatvorenie evidencie dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru za rok 2017.

Spracovanie prehľadu o stave dovoleniek zamestnancov

Škola musí mať prehľad o stave a čerpaní dovoleniek u svojich zamestnancov. Na začiatku roka sa odporúča, aby si mzdová účtovníčka z informačného systému vytlačila zostavu poskytujúcu prehľad čerpania dovoleniek zamestnancov za rok 2017. Ak informačný systém takúto zostavu neponúka, je potrebné, aby si mzdová účtovníčka takýto prehľad spracovala sama. Prehľad by mal obsahovať zostatok dovolenky z roku 2016, čerpanie dovolenky v roku 2017 (čerpanie starej dovolenky z roku 2016 ako aj novej z roku 2017) a zostatok dovolenky za rok 2017. Nevyčerpanú dovolenku za rok 2017 môže zamestnanec čerpať do konca roku 2018. V prípade čerpania MD, RD, PN alebo dlhodobého uvoľnenia na výkon verejnej alebo odborovej funkcie sa môže čerpanie dovolenky zamestnanca presunúť aj na dlhšie obdobie. Do konca roku 2017 by mala byť vyčerpaná dovolenka za kalendárny rok 2016 u všetkých zamestnancov, okrem tých, ktorí ju nemohli vyčerpať z dôvodov:

• ak zamestnávateľ neurčil jej čerpanie alebo pre prekážky v práci na strane zamestnanca,
• čerpania materskej (ďalej „MD“) alebo rodičovskej dovolenky (ďalej „RD“),
• uznania zamestnanca za dočasne pracovne neschopného pre chorobu alebo úraz (ďalej „PN“),
• dlhodobého uvoľnenia na výkon verejnej funkcie alebo odborovej funkcie.

V súvislosti s ukončením roka 2017 má škola povinnosť vyplatiť zamestnancovi náhradu mzdy v sume jeho priemerného zárobku za tú časť nevyčerpanej dovolenky, ktorá presahuje 4 týždne základnej výmery dovolenky, zvyšok dovolenky zamestnancovi prepadne, okrem vyššie uvedených výnimiek. Náhradu mzdy za túto časť dovolenky zamestnávateľ vyplatí zamestnancovi v decembrovej výplate, a to automaticky (zamestnanec nemusí o vyplatenie požiadať).

Stanovenie plánu dovoleniek na rok 2018

Čerpanie dovolenky na rok 2018 určuje škola po prerokovaní so zamestnancom podľa plánu dovoleniek. V praxi sa táto zákonná povinnosť zo strany zamestnávateľa realizuje takým spôsobom, že zamestnanec si spracuje plán čerpania vlastnej dovolenky a to tak, aby si dovolenku mohol vyčerpať spravidla vcelku a do konca kalendárneho roka 2018. Plán dovoleniek za všetkých zamestnancov potom určí škola s predchádzajúcim súhlasom zástupcov zamestnancov tak, že pri určovaní dovolenky sa prihliada na úlohy školy ako aj na oprávnené záujmy zamestnanca. Škola je povinná určiť zamestnancovi čerpanie aspoň štyroch týždňov dovolenky v kalendárnom roku 2018, ak mu na túto výmeru vznikol nárok, a ak určeniu čerpania dovolenky nebránia prekážky v práci na strane zamestnanca.

Preverenie aktuálnosti dohôd o hmotnej zodpovednosti

Každý zamestnanec, ktorý má zodpovednosť za zverené hotovosti, ceniny, tovar, zásoby materiálu alebo iné hodnoty určené na obeh alebo obrat, ktoré je povinný vyúčtovať, má mať uzatvorenú platnú dohodu o hmotnej zodpovednosti. Škola zodpovedá za správnosť a aktuálnosť uzatvorených dohôd o hmotnej zodpovednosti a tiež za vykonanie inventarizácie pri uzatvorení dohody o hmotnej zodpovednosti, pri jej zániku, pri preradení zamestnanca na inú prácu alebo na iné pracovisko, pri jeho preložení a pri skončení pracovného pomeru. V súvislosti so skončením roku 2017 ako aj s ukončenou inventarizáciou majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov k termínu účtovnej závierky (31. 12. 2017) je potrebné, aby bola prekontrolovaná aktuálnosť uzatvorených dohôd o hmotnej zodpovednosti.

Uzatvorenie evidencie dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru za rok 2017

Škola má povinnosť viesť evidenciu dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru a to v poradí, v akom boli uzavreté. Spolu s touto evidenciou musí viesť aj evidenciu pracovného času zamestnancov, ktorí vykonávajú prácu na základe dohody  o brigádnickej práci študentov a dohody o pracovnej činnosti, tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu. Škola má tiež povinnosť viesť evidenciu vykonanej práce u zamestnancov, ktorí vykoná