Efektívny časový manažment - týždenný plán

Problematika časového manažmentu patrí k dôležitým témam vedúceho pedagogického zamestnanca alebo vedúceho odborného zamestnanca. Vďaka časovému manažmentu môžeme zefektívniť riadenie seba v pracovnom čase. Môžeme si zostaviť týždenný plán pomocou časových blokov zameraných napr. na plánovanie, vybavovanie elektronickej pošty, vybavovanie telefonátov, porady, stretnutia, práce na dôležitých úlohách. Do plánu možno zaradiť aj časové bloky s rezervným časom. Osvedčili sa nám vtedy, keď potrebujeme dopracovať úlohu, neplánovane sa stretnúť s rodičom či zamestnancom, oddýchnuť si. Časové bloky si navyše môžeme v rámci dňa pomerne jednoducho presúvať. Týždenný plán neobsahuje konkrétne činnosti. Tie si možno plánovať v rámci jednotlivých časových blokov do kalendára.

Týždenné plánovanie je v porovnaní s mesačným plánovaním efektívnejším prostriedkom, pretože mesiac je veľmi dlhé časové obdobie. Počas tohto obdobia sa môžu udiať veci, s ktorými nevieme v daný moment počítať. Neosvedčilo sa nám ani plánovanie na jeden deň. Pri dennom plánovaní strácame prehľad o úlohách na ďalšie dni a prácu si nevieme vhodne rozplánovať.

Týždenný plán ako prostriedok efektívneho časového manažmentu

V príspevku opíšeme osobnú skúsenosť s efektívnym časovým manažmentom. Pri zostavovaní týždenného plánu sme vychádzali z našej výkonnostnej krivky.

Príklad: „Ranné vtáča“ na najťažších úlohách pracuje dopoludnia. V popoludňajších hodinách a večer sa venuje menej náročným úlohám.

Na dôležitých úlohách pracujeme od utorka do piatka vrátane, zatiaľ čo pondelky máme vyčlenené na porady a plánovanie. Týždenný plán máme zverejnený na dverách riaditeľne. Okrem toho sa naši zamestnanci riadia aj tým, či sú dvere do riaditeľne otvorené alebo zatvorené. Predložený týždenný plán je plánom pre bežný týždeň. Pod bežným týždňom máme na mysli týždeň s činnosťami, ktoré sa pravidelne opakujú. Súčasťou bežného týždňa nie sú zasadnutia pedagogických rád, ďalšie vzdelávanie atď. Ak máme v niektorom týždni naplánované vzdelávanie, týždenný plán upravujeme. Každý pracovný deň tvoria časové bloky, ktoré predstavujú súhrn činností rovnakého druhu. To znamená, že v pláne nie je uvedená v určitom čase konkrétna úloha, napr. vytvorenie protokolu zo zberu údajov o asistentoch učiteľa, ale je v ňom uvedený časový blok – práca na najdôležitejších úlohách. Konkrétne úlohy máme zaznamenané v kalendári.

V našom týždennom pláne sme si vytvorili niekoľko časových blokov, ktoré sa pravidelne opakujú. Z hľadiska prehľadnosti používame v pláne skratky týchto časových blokov. Prehľad časových blokov vrátane skratiek a stručného opisu činností uvádzame nižšie v texte.

Vybavovanie elektronickej pošty

Elektronickú poštu možno vybavovať metódou 321nula – trikrát denne 21 minút. Počas tejto doby sa treba snažiť dostať stav doručenej pošty na nulu. Podľa plánu možno poštu kontrolovať dopoludnia, popoludní a večer. Skúsenosťou z praxe sme dospeli k presvedčeniu nekontrolovať poštu ráno, pretože ráno sa venujeme vyučovacej činnosti a práci na dôležitejších úlohách.

Keď otvoríme správu, snažíme sa aplikovať metódu 4D. Podstata tejto metódy spočíva v tom, že na každú správu musíme byť schopní aplikovať jednu zo štyroch nasledujúcich akcií:

1. Ak nám vybavenie správy nezaberie viac ako 5 minút, vybavíme ju.
2. Ak vybavenie správy je v kompetencii zamestnancov, delegujeme vybavenie správy a správu im prepošleme.
3. Ak si vybavenie správy vyžaduje viac času, ihneď si ju zaznamenáme do kalendára. Správu dočasne presunieme do zložky Odpovedať neskôr.
4. Správu, ktorú netreba vybavovať, presunieme rovno do zložky Archív. Do tejto zložky postupne presúvame všetky vybavené správy tak, aby sme mali schránku s doručenou poštou prázdnu.

Zložku Archív máme rozčlenenú na niekoľko ďalších zložiek. Správy sa snažíme písať krátke. Políčko Predmet používame pre naznačenie požadovanej aktivity. Do políčka s predmetom vždy uvedieme určitú informáciu. Túto časť možno vypisovať veľkými písmenami, aby bola zreteľná hneď na prvý pohľad.

Príklad:

• „PRE INFO: [predmet]“ – Správa je informačná a nevyžaduje žiadnu aktivitu zo strany zamestnanca.
• „ODOVZDAŤ/UROBIŤ DO [dátum]: [predmet]“ – Správa vyžaduje od zamestnancov, aby niečo odovzdali alebo urobili.

Do elektronickej schránky denne dostávame množstvo reklám či predajných ponúk. Takéto správy možno eliminovať tým, že po ich otvorení sa odhlásime z odoberania. Správy presúvame do zložky Kôš. Ak predajná ponuka alebo informácia môže byť pre nás v budúcnosti zaujímavá, presunieme ju do zložky Archív.

Plánovanie

Plánovaniu sa možno venovať napr. po poradách s vedúcimi zamestnancami. V týždennom pláne možno naň vyhradiť napr. 30 minút. Na plánovanie možno použiť kalendár (viazaný papierový diár väčšieho formátu). Do neho si zaznamenávame všetky dôležité úlohy, ktoré vyplynú z porád, elektronickej pošty, klasickej pošty a stretnutí. Okrem kalendára možno používať aj malý viazaný papierový zápisník s pevným obalom, ktorý nosíme so sebou napríklad na zapisovanie poznámok, nápadov, myšlienok, citátov, telefonátov, stretnutí.

Na začiatku každého telefonátu alebo stretnutia si napíšeme dátum a mená ľudí, s ktorým