Vnútorné predpisy pre školy a školské zariadenia

Systém riadenia školy a školského zariadenia (ďalej len „škola“) tvoria vnútorné riadiace akty.

Vnútorné riadiace akty spravidla delíme podľa ich:

• a) obsahu: organizačné, riadiace, informačné riadiace akty,
• b) formy: poriadky, smernice, metodické pokyny, opatrenia, príkazy, rozhodnutia, oznámenia.

Poriadky sú vnútorné riadiace akty organizačného a riadiaceho charakteru, ktoré určujú štruktúru organizácie a definujú základné pravidlá riadenia organizácie (školy, školského zariadenia a pod.).

Smernice sú vnútorné riadiace akty organizačného, riadiaceho a metodického charakteru, ktoré ustanovujú metódy, spôsoby, prostriedky, formy a postupy vykonávania dôležitých a rozhodujúcich činností alebo agend v organizácii. Určujú práva a povinnosti zamestnancov a vnútorných organizačných útvarov v procese realizácie týchto činností.

Metodické pokyny sú vykonávacie riadiace akty metodického charakteru, ktoré podrobne určujú postup a obsahové zameranie konkrétnych činností alebo agend v organizácii. Usmerňujú a zjednocujú výkon jednotlivých činností a postupov zamestnancov a vnútorných organizačných útvarov pri výkone týchto činností alebo agend v organizácii.

Opatrenia sú vnútorné riadiace akty riadiaceho a informatívneho charakteru, ktoré oboznamujú príslušných zamestnancov a príslušné vnútorné organizačné útvary s výstupmi riadiaceho a kontrolného procesu vedenia organizácie.

Príkazy sú vnútorné riadiace akty, ktoré adresne a termínovo zaväzujú zamestnancov a vnútorné organizačné útvary k splneniu určitých zásadných opatrení. Upravujú najmä povinnosti zamestnancov a vnútorných organizačných útvarov pri realizácii konkrétnych, časovo ohraničených úloh. Majú jednorazový charakter s obmedzeným okruhom pôsobnosti a s obmedzenou platnosťou. Musia byť vždy s súlade s príslušnými vnútornými predpismi.

Rozhodnutia sú vnútorné riadiace akty, ktoré môžu mať riadiaci a informatívny charakter a ktoré oboznamujú príslušné osoby a vnútorné organizačné útvary s rozhodnutiami štatutárneho orgánu. Majú zväčša jednorazový charakter s obmedzeným okruhom pôsobnosti a s obmedzenou platnosťou. Musia byť vždy s súlade s príslušnými vnútornými predpismi.

Oznámenia sú vnútorné riadiace akty informatívneho charakteru, ktoré oboznamujú príslušné osoby a vnútorné organizačné útvary s určitými skutočnosťami a záležitosťami organizácie. Majú jednorazový charakter s obmedzeným okruhom pôsobnosti a s obmedzenou platnosťou.

Tvorba a vydávanie vnútorných predpisov

Tvorba a vydávanie vnútorných predpisov zahŕňa ich prípravu, spracovanie, pripomienkovanie návrhov, schvaľovanie, podpisovanie, evidovanie a zverejňovanie vnútorných predpisov. Je zvyklosťou mať v školách vydanú Smernicu pre tvorbu a vydávanie vnútorných predpisov, ktorá stanovuje jednotné pravidlá pre tvorbu a vydávanie vnútorných predpisov, právomoci a zodpovednosť jednotlivých zamestnancov/organizačných útvarov v procese ich tvorby. V smernici je ustanovená aj štruktúra vnútorných predpisov, ich formálna úprava, pravidlá pre číslovanie a identifikáciu vnútorných predpisov, centrálna evidencia a archivácia vnútorných predpisov, oprava vnútorných predpisov a aktualizácia vnútorných predpisov

Postup pri navrhovaní a vydávaní vnútorných predpisov

1. Spracovanie návrhu vnútorného predpisu

Podnet na spracovanie návrhu vnútorného predpisu alebo na aktualizáciu vnútorného predpisu je oprávnený podať každý zamestnanec/odborný organizačný útvar školy, obvykle sa označuje ako navrhovateľ. Návrh vnútorného predpisu vypracuje samotný spracovateľ, ktorým je obvykle zamestnanec/odborný organizačný útvar, do ktorého vecne a obsahovo predmetná činnosť patrí, obvykle sa označuje ako spracovateľ. Navrhovateľ a spracovateľ pri tvorbe a vydávaní predpisu úzko spolupracujú. Spracovateľ v priebehu vypracovania návrhu vnútorného predpisu spolupracuje aj s príslušnými zamestnancami/odbornými organizačnými útvarmi školy. Zodpovedá za dodržanie všeobecných zásad pre tvorbu a vydávanie vnútorných predpisov, za obsahovú, vecnú a formálnu stránku vnútorného predpisu a za súlad navrhovaného vnútorného predpisu s všeobecne záväznými právnymi predpismi a s už vydanými vnútornými predpismi.

2. Pripomienkové konanie

Pripomienkové konanie je proces, ktorého cieľom je skvalitniť návrh vnútorného predpisu prostredníctvom širšej účasti zamestnancov a odborných organizačných útvarov. Účelom pripomienkového konania je odstránenie prípadných nesúladov so všeobecne záväznými právnymi predpismi a ostatnými vnútornými predpismi. Pripomienkové konanie organizačne a vecne zabezpečuje spracovateľ. Pripomienkové konanie začína predložením návrhu vnútorného predpisu zo strany spracovateľa na posúdenie tomu zamestnancovi/odbornému organizačnému útvaru, do ktorého vecne a obsahovo predmetná činnosť patrí (ďalej len „pripomienkujúci“). Spracovateľ musí vždy určiť záväzný termín predkladania pripomienok a spôsob ich predloženia. Pripomienkujúci musí termín predkladania pripomienok a spôsob ich predloženia dodržať; pripomienky musia byť formulované spôsobom návrhu zmeny textu alebo návrhom na doplnenie textu návrhu vnútorného predpisu. Pripomienky musí pripomienkujúci zdôvodniť.

Spracovateľ má povinnosť vyhodnotiť pripomienkové konanie, v ktorom posúdi závažnosť jednotlivých pripomienok a uvedie svoje stanovisko k pripomienkam. Uvedie, ktoré pripomienky akceptuje a zapracuje do návrhu vnútorného predpisu. Zdôvodní, ktoré pripomienky neakceptuje. Vyhodnotenie pripomienkového konania musí zaslať všetkým pripomienkujúcim, aby s nimi prerokoval neakceptované pripomienky za účelom dosiahnuť zhodu. V prípade nedosiahnutia zhody, o akceptovaní, resp. neakceptovaní sporných pripomienok rozhodne riaditeľ školy.

3. Schválenie a vydanie vnútorného predpisu

Spracovateľ po zohľadnení všetkých oprávnených a opodstatnených pripomienok a po rozhodnutí riaditeľa školy o sporných pripomienkach, vypracuje konečné znenie vnútorného predpisu, ktoré predloží riaditeľovi školy na schválenie.

Po schválení vnútorného predpisu spracovateľ zabezpečí:

• označenie výtlačkov číslom výtlačku podľa platného rozdeľovníka, ktorý spracuje zamestnanec/organizačný útvar zodpovedný za personálnu agendu,
• distribúciu výtlačkov, pričom prvý rovnopis schváleného vnútorného predpisu sa uschováva u správcu registratúry a je vždy označený ako výtlačok č. 1. a druhý rovnopis schváleného vnútorného predpisu sa uschováva u riaditeľa školy a je vždy označený ako výtlačok č. 2.

Vnútorné predpisy sú záväzné pre všetkých zamestnancov školy a každý zamestnanec školy je povinný oboznámiť sa s vnútorným predpisom, čo potvrdí svojim podpisom s uvedením dňa oboznámenia na príslušnej strane vnútorného predpisu.

V prípade, ak zamestnanec v čase určenom na oboznámenie sa s vnútorným predpisom nie je prítomný v práci, nadriadený vedúci zamestnanec ho oboznámi s vnútorným predpisom ihneď v nasledujúci deň po skončení jeho neprítomnosti.

Vnútorné predpisy v elektronickej forme sa umiestňujú na počítači u správcu registratúry a v informačnom systéme organizácie. Vnútorné predpisy v elektronickej podobe sú zverejnené aj na webovom sídle organizácie.

Vnútorný predpis nadobúda platnosť dňom vydania, ktorý je totožný s dňom schválenia vnútorného predpisu riaditeľom školy. Podpis riaditeľa školy je podmienkou platnosti vnútorného predpisu.

Štruktúra vnútorných predpisov

Vnútorný predpis by sa mal členiť do článkov, ktoré sú označené arabskými číslicami a názvom. Články môžu byť v závislosti od obsahu členené do jednotlivých odsekov, označovaných arabskými číslicami. Odseky môžu byť členené do jednotlivých bodov, ktoré sú označované malými písmenami abecedy.

Vnútorný predpis by mal obsahovať najmä:

• Titulnú stranu, ktorá obsahuje názov školy, ktorá vnútorný predpis vydáva, druh a číslo vnútorného predpisu, názov vnútorného predpisu, meno, funkciu a podpis spracovateľa, dátum vypracovania, meno, funkciu a podpis schvaľovateľa, dátum schválenia, dátum vydania, dátum účinnosti, číslo výtlačku.
• Úvodné ustanovenia, v ktorých sa uvedie dôvod a účel vydania predpisu, oblasť pôsobnosti; môžu sa v nich definovať, ak je to potrebné, používané pojmy a skratky, aktívne derogácie, pasívne derogácie, nadradené predpisy.
• Všeobecné a osobitné ustanovenia, v ktorých sa uvádza samotná problematika vnútorného predpisu.
• Spoločné ustanovenia, v ktorých sa uvedie zodpovednosť za kontrolu dodržiavania vnútorného predpisu, sankcie v prípade nedodržiavania vnútorného predpisu.
• Prechodné a zrušovacie ustanovenia, v ktorých sa uvádza, ktoré vnútorné predpisy vydávaný vnútorný predpis ruší, mení, dopĺňa, alebo s ktorými úzko súvisí; môžu sa uviesť aj predpisy, metodiky, metodické usmernenia, metodické pokyny, smernice, príkazy štatutárneho orgánu a pod., ktoré boli vydané pred účinnosťou tohto vnútorného predpisu, a ktorý vydávaný vnútorný predpis ruší.
• Záverečné ustanovenia, v ktorých sa uvádza záväznosť, platnosť a účinnosť vnútorného predpisu.
• Prílohy ─ ak je to potrebné, uvádza sa zoznam príloh s príslušnými formulármi;
• Súvisiace predpisy ─ v tejto časti sa uvedie zoznam predpisov, na ktoré sa odkazuje vo vnútornom predpise, resp. ktoré boli použité pri tvorbe vnútorného predpisu.

Škola by si mala vo vnútornom predpise určiť formálnu úpravu vnútorného predpisu, pravidlá pre číslovanie a identifikáciu vnútorných predpisov, spôsob vykonávania opravy vnútorných predpisov, pravidlá vedenia evidencie a archivácie vnútorných predpisov.

Aktualizácia vnútorných predpisov

Školaza účelom dodržania obsahového súladu vnútorného predpisu so všeobecne záväznými právnymi predpismi a ostatnými vnútornými predpismi musí vykonávať aktualizáciu vnútorných predpisov. Za aktualizáciu je zodpovedný spracovateľ, ktorý je povinný priebežne sledovať aktuálnosť ním spracovaných a vydaných vnútorných predpisov. V prípade potreby je povinný vypracovať návrh na ich aktualizáciu.

Aktualizácia vnútorného predpisu sa vykonáva vydaním dodatku k nemu. Na vypracovanie dodatku sa uplatňuje postup ako pri vypracovaní návrhu vnútorného predpisu vrátane pripomienkového konania a schvaľovacieho konania. Dodatok vnútorného predpisu sa vydáva a zverejňuje rovnakým postupom ako vnútorný predpis.

Záver

V článku sme sa zamerali na objasnenie systému riadenia, ktorý tvoria vnútorné riadiace akty. Manažmentu školy sme priblížili proces tvorby, schvaľovania a vydania vnútorného predpisu. V pokračovaní článku upozorníme na jednotlivé vnútorné predpisy, ktoré tvoria systém finančného riadenia školy.