Proces zefektívňovania práce vedúceho zamestnanca a organizovania času

Efektívne hospodáriť s časom je umenie, ktorému sa možno naučiť. Cieľom nie je len získať čas, ale predovšetkým naučiť sa dať mu zmysel. Anglický výraz timemanagement možno preložiť ako riadenie času. V skutočnosti však neriadime čas, ten plynie stále rovnako. To, čo potrebujeme zmeniť, je prístup k tomu, ako čas využívať vo vzťahu k našim blízkym, ku kolegom v práci, k záľubám, k oddychu. Ak riadime náš čas neefektívne, pociťujeme ho ako nedostatok.

Máme preplnený pracovný program, riešime pracovné veci aj v čase, kedy by sme mali oddychovať, čoraz viac nám chýba čas na rozhovor s blízkymi, máme málo času na rozhodovanie o dôležitých veciach. Stáva sa, že všetky termíny dokončenia úloh posúvame na poslednú chvíľu. Množstvo úloh nám nedovolí relaxovať a podliehame stresu, aj zhoršeniu zdravotného stavu.

Pri časovom manažmente nejde len o parametre čo, kedy a ako treba organizovať, ale aj o celkovú kvalitu života. Vďaka časovému manažmentu si vieme určiť priority a stanoviť ciele. Vieme nájsť cestu, ako stanovené ciele čo najjednoduchšie dosahovať.

Stanovenie priorít

Dwight D. Eisenhower využíval princíp delenia úloh na prioritné a urgentné podľa dôležitosti. Aktivity rozdeľuje do štyroch kvadrantov (Klimková, 2016):

DÔLEŽITÉ A URGENTNÉ – termínované úlohy, stretnutia, krízové situácie, niektoré telefonáty a e-maily – ich odloženie by mohlo spôsobiť vážne problémy, preto ich treba vybaviť hneď. Mali by sme im venovať maximálne 20 % času. Ak bude všetko urgentné, vznikne chaos.

DÔLEŽITÉ A NEURGENTNÉ – dôležité úlohy, ktoré na nás netlačia, sú zamerané na prípravu, stratégiu, plánovanie, udržiavanie dobrých vzťahov – máme čas na ich prípravu a plánovanie. Mali by sme ich zaradiť do časového harmonogramu, dať im časovú líniu. Sú to priority, ktoré rozhodujú o našom úspechu a neúspechu.

MENEJ DÔLEŽITÉ A URGENTNÉ – vyrušenie telefonátom, nepredpokladané udalosti v priebehu dňa, niektoré menej dôležité schôdzky, stretnutia, pošta, emaily. Niektoré z týchto úloh možno delegovať kolegom.

MENEJ DÔLEŽITÉ A MENEJ URGENTNÉ – zbytočné telefonáty, emaily, pošta, časovo náročné aktivity so slabým efektom. Možno ich delegovať, posunúť na neskorší čas alebo uzavrieť.

Dwight D. Eisenhower princíp fungovania časového manažmentu vystihol vo vete: „Dôležité veci sú málokedy urgentné a urgentné veci sú málokedy dôležité.“

Dosahovanie cieľov

Úspech v oblasti časového riadenia predurčuje predovšetkým schopnosť vedieť si vhodne nastaviť ciele. Posúdiť, či sme si ich nastavili rozumne, pomáha metóda SMART (Tkáč, 2021). Je skratkou tvorenou z prvých písmen anglických slov:

• S (specific) = konkrétny, nie všeobecný, napr. Chcem pripraviť usmernenie k evidencii pracovného času.
• M (measurable) = merateľný, napr. Ako zistím, že som pripravila dobré usmernenie?
• A (achievable) = dosiahnuteľný, napr. Akými spôsobmi chcem cieľ dosiahnuť? Pripravím usmernenie sám/sama, alebo úlohu delegujem niekomu, kto vie pripravovať jasné, presné a výstižné usmernenie?
• R (realistic) = reálny, resp. dosiahnuteľný, napr. Mám v tím